Accueil en location saisonnière : Méthode 3C3I

On n’a qu’une seule chance de faire une première impression ! VillaVEO vous propose de découvrir dans cet article une méthode d’accueil en location saisonnière développée par ses soins : la méthode 3C3I. Elle intégre les points à ne pas oublier pour garantir à vos voyageurs un accueil rapide, convivial tout en intégrant l’ensemble des formalités inhérentes à la location saisonnière.

Inventaire

L’inventaire est lié à la caution. Il s’agit de votre document de référence pour constater s’il y a eu des dommages durant le séjour. A leur arrivée, les clients n’auront bien souvent pas envie de contrôler le détail de l’inventaire. Aussi, nous vous conseillons de préparer un document que vous leur remettrez à l’arrivée en leur précisant que l’état des lieux et l’inventaire seront contestables dans un délai de 48 heures suivant l’entrée dans le logement. A défaut de contestation par le voyageur dans ce délai de 48 heures, l’état des lieux et l’inventaire réalisés par le propriétaire seront réputés acceptés sans réserve par le voyageur.

Caution

La caution est impérative et doit être intégrée à votre accueil en location saisonnière. Elle vous permet de garantir les éventuels dommages qui pourraient survenir durant la location. Le montant de la caution correspond généralement au prix de la location à la semaine. Lorsque vous collectez la caution, qu’il s’agisse de chèques ou d’espèces, nous vous recommandons de faire signer un récépissé de caution au client. Sur ce récépissé seront précisés au minimum le jour du check-in, le nom du client, le montant de la caution et la méthode de paiement. Lors du check-out, utilisez ce même document pour remettre la caution si aucun dommage n’a été constaté.

Internet

Il est primordial de sécuriser votre réseau en bloquant l’accès par une clé de sécurité. Pour autant, il est essentiel que vos voyageurs puissent y avoir accès. Aussi, n’oubliez pas de leur transmettre le mot de passe lors de votre accueil en location saisonnière. Dans la majorité des cas et pour configurer votre mot de passe : connectez-vous depuis votre navigateur internet en tapant dans la barre d’adresse : 192.168.1.1 , saisissez vos identifiants de connexion, allez dans la rubrique WIFI puis modifiez votre clé réseau. Choisissez un nom simple à retenir (celui de la villa par exemple). Collez également un petit autocollant avec le mot de passe sur votre box internet.

Clés 

Il est important, lors de l’accueil des voyageurs, de leur présenter le trousseau que vous allez leur remettre en détaillant l’utilisation de chacune des clés (portail, porte d’entrée…). Si certaines des clés doivent être manipulées d’une façon particulière, prenez le temps de montrer la technique une fois au voyageur, puis de le laisser faire pour vérifier qu’il a bien compris l’utilisation. C’est également le moment de parler des dispositifs d’alarme si le logement est équipé. Présentez son utilisation et n’oubliez pas de donner les codes d’activation. De même, si la villa est équipée d’un portail électrique à code, pensez à fournir le code à vos voyageurs.

Interventions extérieures

Si, durant le séjour, vous avez prévu des interventions extérieures (jardinier, pisciniste, femme de ménage…), il est important de le préciser à vos locataires lors de votre accueil en location saisonnière. Si votre logement dispose d’un panneau de bienvenue, vous pouvez y écrire ou y afficher le détail des interventions prévues. Dans la mesure du possible, essayez de valider les horaires d’intervention avec les voyageurs.

Convivialité

Les formalités peuvent être pénibles surtout après plusieurs heures de voyage. Vos voyageurs penseront uniquement à boucler au plus vite les procédures pour se consacrer à leurs vacances. C’est pourquoi il est important de rendre cet accueil en location saisonnière convivial. Demandez à vos locataires s’ils ont fait bon voyage, présentez-leur l’environnement de la villa pour qu’ils puissent d’ores et déjà se projeter dans leurs vacances, laissez vos coordonnées pour qu’ils sachent à qui se référer en cas de besoin et concluez les formalités par une petite attention : cocktail de bienvenue avec des produits locaux, premier petit déjeuner…

L’ensemble de ces informations peuvent faire l’objet d’un carnet d’accueil que vous laissez dans la villa à l’attention des voyageurs. Si vous accueillez une clientèle internationale, il est primordial que ce carnet soit disponible en anglais. Vous pourrez également y intégrer les informations suivantes : jour de ramassage des poubelles, informations sur le tri sélectif, emplacement du compteur électrique en cas de coupure, utilisation des climatisations ou autre(s). Pensez également à dédier une page de votre carnet d’accueil à vos coups de cœur ou bonnes adresses. Ce carnet d’accueil peut être laissé à côté d’un livre d’or dans lequel vos voyageurs pourront laisser un petit mot ou leurs bons plans à l’issue de leur séjour.